Come gestire un piccolo team: gli strumenti più utili

Nel post di oggi non vi parlerò nello specifico di coworking, ma mi concentrerò invece sui business tools che aiutano alla gestione di piccoli team. Sono servizi, strumenti o applicazioni che rendono “snella” l’amministrazione di piccoli business, come potrebbe appunto essere quella di uno spazio di coworking. Vent’anni fa, il vostro ufficio appariva più o meno così:

Oggi invece siamo abituati a lavorare con solo un computer e un telefono cellulare. Come è possibile? Ecco tutte le applicazioni che ci possono aiutare. Questi strumenti ci aiutano a migliorare la nostra produttività, oltre che a risparmiare soldi e, soprattutto, tempo.

Gestione

Lastpass

Quando si lavora in team una delle principali problematiche da affrontare è la gestione delle password. Ovviamente è fondamentale preservare la massima sicurezza, condividendo allo stesso tempo le password tra tutte le persone che formano il team. Lastpass è uno strumento ideale. Permette di memorizzare tutte le tue password, condividerle con altre persone (permettendo loro di visualizzarla, o dando solo la possibilità di copiarla senza vederla), oltre che essere in grado di generare password assolutamente sicure e memorizzarle immediatamente nel proprio paniere.

Le password possono essere suddivise in cartelle a seconda delle differenti funzioni dei siti. L’estensione browser semplifica ancora di più la nostra vita e rende l’accesso ai siti semplice, veloce e senza pensieri di memorizzazione delle password, mantenendo comunque il massimo livello di sicurezza. La versione base è gratuita, a pagamento invece sono le versioni Premium e Enterprise. D’ora in poi l’unica password che dovrete ricordarvi è quella di Lastpass!

Basecamp

Come scrivono nel loro sito, questo strumento aiuta ad organizzare il caos. Questo strumento è pensato per gestire i progetti nel modo più semplice possibile. Tutti coloro che contribuiscono al progetto hanno accesso alla stessa pagina, dove possono visualizzare i “to dos” di tutto il team o solo quelli assegnati a te. Si possono creare diverse liste, a seconda dell’area del progetto. Ogni volta che si aggiunge un compito, lo si può assegnare a una persona specifica, con una data di termine. Al to do si possono aggiungere dei commenti che si possono inviare direttamente via mail alle persone che sono interessate (spuntando il loro nome nell’opzione notifica con email). Basecamp manda ogni giorno una visione generale dell’avanzamento del progetto, e, molto utile, manda delle email per ricordarti i compiti che devi finire a breve. La soddisfazione più grande? Spuntare il compito nel momento in cui lo si è portato a termine. Uno strumento simile è Trello, ma non l’ho mai usato per la gestione di progetti in team, se avete qualche feedback, contattatemi!

Boomerang

Boomerang è un’estensione che si può aggiungere a Gmail. Vedrete, vi aiuterà moltissimo nella gestione delle vostre email. Questo strumento, grazie all’opzione “invia dopo”, permette di inviare le email ad un orario che stabilisci tu. Ideale è utilizzarlo anche come follow up, puoi decidere che se una persona non risponde alla tua mail entro una tale data, questa venga rimandata al destinatario, senza che tu ti debba ricordare di farlo. Inoltre puoi decidere che una email ritorni nella tua inbox in una specifica data. Ad esempio, ricevi una email della quale non ti puoi occupare subito e non è una priorità, puoi decidere di segnarla come letta e programmare che ritorni nella tua casella della posta non letta qualche giorno o addirittura mese dopo. Fidatevi, dopo averlo installato, non potrete più farne a meno.

Questi sono tre degli strumenti che sfrutto quotidianamente al lavoro, nei prossimi articoli ve ne descriverò altri, utili non solo per la gestione ma anche strumenti di grafica, blogging, SEO e altro. Come sempre attendo i vostri feedback, scrivetemi a s.magnabosco@gamobu.eu o twittatemi @LaSaz.